Podjęcie świadomej decyzji nie jest trudne!
Jak z dziesiątek ofert znaleźć tę właściwą, dopasowaną do naszych oczekiwań i potrzeb?
Jakimi kryteriami powinniśmy się kierować przy wyborze biura rachunkowego, z którym nawiążemy stałą współpracę, najczęściej na wiele lat?
Nie spieszmy się z wyborem! Porównajmy dokładnie to, co wstępnie wyselekcjonowaliśmy z sieci. Zapoznajmy się z opiniami na temat tych biur księgowych. Nie zapomnijmy również o "zasięgnięciu języka" wśród naszych znajomych. Z pewnością wielu z nich korzysta już z usług biura rachunkowego, do którego ma zaufanie. Ale czy to będą usługi dla nas, takie jakich się spodziewamy? Czy będzie to obsługa naszej firmy polegająca tyko na wypełnianiu za nas deklaracji i przechowywaniu dokumentów czy kompleksowa, w bardzo szerokim zakresie? Po uzyskaniu konkretnych odpowiedzi na te i na inne pytania, będziemy w stanie podjąć świadomy wybór.
Jak więc sprawdzić czy biuro jest kompetentne, na co zwrócić uwagę?
► kwalifikacje
Prowadzenie usług księgowo-podatkowych to bardzo odpowiedzialne zadanie, dlatego należy sprawdzić czy biuro posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Aktualnie posiadanie Świadectwa Kwalifikacyjnego wydanego przez Ministra Finansów nie jest niezbędne do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest jednak cały czas podstawowym dokumentem, potwierdzającym posiadane umiejętności. Warto więc o ten dokument zapytać podczas bezpośredniej rozmowy.
► aktualne ubezpieczenie OC i jego zakres
Posiadanie przez biuro ubezpieczenia OC to, oprócz kwalifikacji, podstawowy warunek przy naszym wyborze. Chroni ono Twoją firmę od kar skarbowych za błędy w prowadzeniu księgowości. Im wyższa kwota ubezpieczenia tym większe mamy szanse na uzyskanie pełnej rekompensaty. Zapytajmy więc śmiało o jej posiadanie, zakres ubezpieczenia i jego wartość. Sprawdźmy też, czy jest to tradycyjna polisa czy też rozszerzona na inne czynności księgowe, takie jak ubezpieczenie od utraty lub zniszczenia dokumentacji, rozliczeń z ZUS, itp.
► zakres usług
Zastanówmy się jakich usług oczekujemy od biura. Tylko standardowej księgowości, czy zależy nam także na szerszym zakresie usług, np. prowadzeniu płac, kadr i ZUS? Duże biura rachunkowe, zatrudniające sztaby specjalistów są idealnym rozwiązaniem dla dużych firm produkcyjnych lub usługowych. Natomiast w przypadku, gdy umowę podpiszemy z małym biurem możemy, oprócz kompleksowego zakresu usług, liczyć na indywidualne podejście i nieszablonowe rozwiązania dostosowane do naszych potrzeb.
► konsultacje, usługi dodatkowe
Możliwość odbycia konsultacji w ramach umowy - to wymierne korzyści dla przedsiębiorcy. Nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć, w jakim kierunku rozwinie się nasz biznes. Regularne spotkania pozwalają na podejmowanie decyzji finansowych w sposób przemyślany, a pojawiające się problemy są rozwiązywane na bieżąco. Przed podpisaniem umowy warto dowiedzieć się, czy otrzymamy na maila lub numer telefonu komórkowego informację o kwotach jakie mamy przelać w danym miesiącu na konto ZUS-u i urzędu skarbowego.
Warto upewnić się w jakich godzinach będziemy mogli otrzymać dodatkowe wsparcie od naszego księgowego - tylko w godzinach pracy czy, w wyjątkowych przypadkach, także poza nimi? I wreszcie - czy wysyłka dokumentów możliwa jest drogą elektroniczną? A gdy uzyskamy pozytywną odpowiedź na te i pozostałe pytania, to stwierdzimy, że mamy do czynienia z dobrym biurem, biurem dbającym o wygodę Klientów, które stosuje nowoczesne metody komunikacji. Da to nam nie tylko oszczędność czasu, ale też kosztów związanych z dojazdem.
► przechowywanie dokumentacji
Dobre biuro rachunkowe archiwizuje i przechowuje dokumenty, starannie je zabezpiecza, a w przypadku kontroli skarbowej przedłoży oryginały do wglądu na podstawie podpisanego przez nas pełnomocnictwa. To bardzo komfortowa sytuacja dla Klienta biura - nie musimy się martwić, że dokumenty zostaną zagubione lub zniszczone.
► bezpieczeństwo naszych danych
Zorientujmy się, jak w perspektywie współpracy będą chronione nasze dane. Jeżeli biuro przechowuje nasze dane na zewnętrznych serwerach, wykonuje regularnie kopie bezpieczeństwa, to możemy mieć pewność, że nawet w przypadku awarii komputerów, dane są w pełni chronione a ich ewentualne odtworzenie będzie możliwe
► warunki współpracy
Tu każdemu nasunie się niewątpliwie wiele pytań. Wypiszmy je sobie przed udaniem się na rozmowę. Dowiedzmy się przede wszystkim:
- jak będziemy informowani o terminach i kwotach do zapłaty
- czy będzie to się odbywać z rozsądnym wyprzedzeniem
- w jakim terminie i w jaki sposób będziemy przekazywać dokumenty
- jakie konsekwencje poniesiemy, przekraczając terminy
- w jakich sytuacjach będziemy reprezentowani przed urzędem skarbowym
► cena
Pamiętajmy, że w zdecydowanej większości przypadków, niska cena znajduje swoje odbicie w ograniczonym zakresie wykonywanych czynności księgowych. Najrozsądniej jest wybrać takie biuro, którego jakość i zakres usług będą proporcjonalne do ceny. A sama cena nie będzie w rażący sposób różniła się od cen rynkowych. I nie oszukujmy się nawzajem. Wiedza i doświadczenie księgowego kosztują więcej niż osoby, dopiero to doświadczenie nabywającej.
Nie kierujmy się więc tylko ceną. Najlepiej umówmy się na rozmowę i na miejscu przedyskutujmy wszystkie powyższe aspekty, dotyczące wyboru biura. Dowiedzmy się o zakres świadczonych usług, ustalmy zasady przyszłej współpracy. Otrzymamy ofertę dopasowaną do naszych potrzeb i będziemy mogli zdecydować świadomie o nawiązaniu stałej współpracy
► bezpieczeństwo naszych danych
Zorientujmy się, jak w perspektywie współpracy będą chronione nasze dane. Jeżeli biuro przechowuje nasze dane na zewnętrznych serwerach, wykonuje regularnie kopie bezpieczeństwa, to możemy mieć pewność, że nawet w przypadku awarii komputerów, dane są w pełni chronione a ich ewentualne odtworzenie będzie możliwe
► warunki współpracy
Tu każdemu nasunie się niewątpliwie wiele pytań. Wypiszmy je sobie przed udaniem się na rozmowę. Dowiedzmy się przede wszystkim:
- jak będziemy informowani o terminach i kwotach do zapłaty
- czy będzie to się odbywać z rozsądnym wyprzedzeniem
- w jakim terminie i w jaki sposób będziemy przekazywać dokumenty
- jakie konsekwencje poniesiemy, przekraczając terminy
- w jakich sytuacjach będziemy reprezentowani przed urzędem skarbowym
► cena
Pamiętajmy, że w zdecydowanej większości przypadków, niska cena znajduje swoje odbicie w ograniczonym zakresie wykonywanych czynności księgowych. Najrozsądniej jest wybrać takie biuro, którego jakość i zakres usług będą proporcjonalne do ceny. A sama cena nie będzie w rażący sposób różniła się od cen rynkowych. I nie oszukujmy się nawzajem. Wiedza i doświadczenie księgowego kosztują więcej niż osoby, dopiero to doświadczenie nabywającej.
Nie kierujmy się więc tylko ceną. Najlepiej umówmy się na rozmowę i na miejscu przedyskutujmy wszystkie powyższe aspekty, dotyczące wyboru biura. Dowiedzmy się o zakres świadczonych usług, ustalmy zasady przyszłej współpracy. Otrzymamy ofertę dopasowaną do naszych potrzeb i będziemy mogli zdecydować świadomie o nawiązaniu stałej współpracy
